O que é, em poucas palavras
O certificado digital é uma identidade eletrônica emitida dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Ele permite assinar documentos e se autenticar em sistemas com validade jurídica, como se a pessoa ou a empresa estivesse presente.
O tipo A1 é um arquivo instalado no computador ou em sistemas da empresa. Isso o torna prático para rotinas automatizadas, como emissão de notas fiscais por um software de gestão. A validade do A1 é de até um ano, o que exige atenção à renovação.
e-CNPJ ou e-CPF?
- e-CNPJ: identifica a pessoa jurídica. É vinculado ao CNPJ e ao responsável legal cadastrado na Receita Federal. Usado para obrigações da empresa.
- e-CPF: identifica a pessoa física. Usado por profissionais, sócios e procuradores para assinar documentos e acessar serviços em nome próprio ou por procuração eletrônica.
Muitas empresas têm os dois: o e-CNPJ para as rotinas da companhia e o e-CPF do sócio ou do contador para acessos específicos.
A1 ou A3: qual escolher
| Característica | A1 | A3 |
|---|---|---|
| Armazenamento | Arquivo no computador ou servidor | Token, cartão ou nuvem |
| Validade | Até 1 ano | Em geral, mais longa |
| Uso em sistemas automáticos | Facilitado | Depende de dispositivo conectado |
| Uso em vários computadores | Possível, com cópia controlada | Limitado ao dispositivo |
Para empresas que emitem muitas notas ou integram sistemas, o A1 costuma ser mais prático. A escolha também depende das exigências do software usado pela contabilidade.
Onde a empresa usa o certificado
- transmissão de eventos ao eSocial, inclusive os de saúde e segurança do trabalho;
- emissão de notas fiscais eletrônicas;
- acesso ao e-CAC e entrega de declarações à Receita Federal;
- rotinas do FGTS e de sistemas trabalhistas;
- assinatura de contratos e documentos eletrônicos;
- outorga de procurações eletrônicas para o contador ou para prestadores de serviço.
No caso do eSocial SST, a empresa pode transmitir os eventos com o próprio certificado ou autorizar um prestador por procuração eletrônica. Em ambos os casos, o certificado precisa estar válido.
Como é a emissão
A emissão exige validação da identidade do titular, presencial ou por videoconferência, conforme as regras da autoridade certificadora. Para o e-CNPJ, normalmente são pedidos documentos da empresa, como o ato constitutivo, e documentos pessoais do responsável legal. A lista exata é informada no agendamento.
Cuidado: o arquivo do A1 e sua senha dão acesso a sistemas em nome da empresa. Guarde a senha com segurança, controle quem tem cópia do arquivo e revogue o certificado se houver suspeita de uso indevido.
Erros que param a rotina
- Deixar o certificado vencer em época de fechamento de folha ou de envio de eventos.
- Instalar o arquivo em computadores sem controle de acesso.
- Perder a senha, o que obriga uma nova emissão.
- Não atualizar procurações eletrônicas após trocar de contador ou de prestador.
Uma boa prática é registrar a data de vencimento na agenda do financeiro e do contador e iniciar a renovação com antecedência.
Perguntas rápidas
Posso usar o mesmo certificado em mais de um computador?
O A1 permite instalação em mais de uma máquina, mas cada cópia aumenta o risco de uso indevido. O ideal é limitar a instalação aos computadores necessários e controlar quem tem acesso.
O que acontece quando o certificado vence?
Os sistemas que dependem dele deixam de aceitar assinaturas e transmissões. É preciso emitir um novo certificado, com nova validação, antes de retomar as rotinas.
O contador pode usar o meu certificado?
A forma mais segura é outorgar procuração eletrônica para o certificado do próprio contador, em vez de compartilhar o arquivo e a senha da empresa.