O tamanho do arquivo de uma empresa comum
Mesmo uma empresa pequena acumula, em poucos anos, uma quantidade grande de papéis de SST. Alguns são atualizados com frequência, outros precisam ser guardados por muito tempo depois que o trabalhador saiu.
| Grupo | Exemplos |
|---|---|
| Programas | PGR com inventário de riscos e plano de ação, PCMSO e relatórios analíticos |
| Laudos | LTCAT, insalubridade, periculosidade, avaliações quantitativas, NR-12 |
| Saúde do trabalhador | ASOs, exames complementares, prontuários médicos |
| Rotina | Fichas de EPI, certificados de treinamentos, atas de CIPA, ordens de serviço |
| Previdenciário e eSocial | CATs, PPP, recibos dos eventos enviados |
Prontuário médico é diferente
Os prontuários e resultados de exames são informação de saúde, protegida pelo sigilo médico e tratada como dado pessoal sensível pela LGPD. Eles ficam sob a guarda do médico responsável pelo PCMSO, e não em uma pasta do RH. A NR-7 prevê que esses dados sejam mantidos por, no mínimo, 20 anos após o desligamento do trabalhador. A empresa recebe o ASO; o restante segue as regras de sigilo.
Na prática: ao trocar de prestador de medicina do trabalho, a empresa precisa garantir que os prontuários sejam transferidos de forma segura para o novo médico responsável, e não descartados.
Como trabalhamos
- Inventário: levantamos o que existe, onde está e em que versão.
- Lacunas: apontamos o que falta, o que está vencido ou desatualizado e o que não conversa entre si.
- Organização: estruturamos o arquivo por tipo de documento, unidade e trabalhador, com controle de versões e datas de revisão.
- Rotina: mantemos o arquivo atualizado à medida que novos exames, treinamentos e laudos são feitos.
Coerência entre documentos
Um problema frequente não é a falta de documentos, e sim a contradição entre eles: o PGR aponta ruído em um setor, o PCMSO não prevê audiometria para essa função e o eSocial informa ausência de exposição. Em uma fiscalização ou em um processo, essa contradição pesa. Revisar o conjunto, e não cada papel isolado, é o que dá segurança à empresa. Se precisar de uma revisão completa, veja a auditoria de SST.
Para quem é indicado
Empresas que trocaram de prestador de SST e herdaram documentos incompletos, que têm várias unidades na região metropolitana de Goiânia, que participam de licitações e precisam apresentar documentação com frequência, ou que simplesmente não têm alguém dedicado ao tema. Também atendemos escritórios de contabilidade que querem orientar seus clientes sobre o que guardar.
Perguntas frequentes
Posso guardar tudo só em formato digital?
Muitos documentos podem ser mantidos em meio eletrônico, desde que haja garantia de integridade e acesso. Avaliamos cada tipo de documento para indicar a melhor forma de guarda.
O RH pode ver os exames dos colaboradores?
O RH recebe o ASO, com a conclusão de aptidão. Resultados de exames e prontuários são sigilosos e ficam sob a guarda do médico responsável.
Quanto tempo preciso guardar o PGR antigo?
As versões anteriores dos programas e laudos também devem ser preservadas pelos prazos previstos nas normas. Orientamos a guarda conforme a legislação vigente.